把事情記下來，讓腦袋清空
很多時候我們習慣仰賴大腦來記住事情，而且常常會覺得用筆或是數位工具來紀錄有點麻煩，所以懶得去花幾秒鐘把東西記下來。但常常就是這樣，腦袋總是裝著許多待辦事項，導致真正重要的事情被忘掉，或是優先順序搞錯，又或者是你今天狀況不好，所以平常都記得很ok的事情，今天卻完全亂了。而我自己的狀況是，很忙忙到一定程度的時候，很常會把重要的小事忘記，甚至會有少數事情完全想不起來，順序也會在最忙的時候亂掉，還有大忙完一場後，常常會懷疑自己到底有沒有漏掉什麼事情(而有時候還真的漏掉，造成急就章的狀況發生)。
因此把腦袋的空間留給需要的事情，而不要靠記憶來記這些待辦事項或是任何需要執行的任務。
若習慣用紙跟筆紀錄的人可以就直接買本筆記本來做這件事，而像我比較習慣用數位的方式來記錄，市面上有很多To-Do List相關的App跟軟體可以輔助這件事。那我個人比較偏好用圖像的方式，所以我用Trello卡片的方式來記錄事情。
如何開始？
一開始不要像我一樣，馬上就想一鼓作氣的把事情記錄、分類、順序、專案歸屬專案等全部都一次到位，結果到最後發現，不是分類不如實際使用需求又得大幅改動，就是分得太細，導致非常難管理。所以一開始其實就粗略的分個類甚至不用分類，把事情先盡可能養成習慣記錄下來就好，然後隨著使用時間變多，每個人自然而然會有一套屬於自己的歸類方式，讓你更容易區分工作內容、緊急程度、客戶類別、專案類別等等，依照當時需求稍微去做變動即可。
如何選擇軟體？
盡量選可以跨平台支援的軟體，畢竟工作常常會在家裡電腦、公司電腦、手機、平板之前移動，我建議可以選在多台裝置都可以同步的軟體。至於選擇哪家，我覺得你可以選知名的、或是常見的大品牌出的軟體先用看看，例如iPhone內建的reminder、Google Task、Microsoft Task、Todoist等都是不錯的選擇，或是你也可以選比較同用型的專案管理工具，例如我用的Trello這類型的工具。
到底該記哪些事情？
剛開始會覺得有些事情太大、太小、太久遠、太近好像不知道要不要記。其實不用懷疑，就都先記下來就對了，因為我們就是為了簡化腦袋的SOP，但如果在記的時候又要去思考一堆條件，那就失去意義了，除非是你當下立刻可以解決掉的事情，否則只要是稍後才要做的，就值得把它寫下來。
例如寫信給每單位關於xxx的事情、製作一個大型專案、信用卡繳款、確認資料是否正確等等，都可以記下來。
然後如果當下知道一些額外資訊，例如截稿日、交件日、額外要求的細節、相關網址、活動地點等等，通通可以在事件的備註裡面記錄下來，這樣就算忘記了，等到要做的時候，回來一看就可以一目瞭然。
定期整理、排序事情
接下來其實每天開始跟結束工作時，稍微去做一下排序，把需要做的工作、緊急、不急、今天、明天要做、本月要做等等的順序裡清楚，在每次開始工作的時候就會很有規律的一一處理，就算中間被打斷了，等到有空回來的時候，再看一下就馬上知道從什麼任務繼續優先處理下去。
做完之後可以爽快的點下我已完成，習慣這個動作後，在完成任務的當下會覺得相當的舒坦，也不會有懷疑自己到底有沒有100%完成的疑慮。
把許久沒執行的任務重新review
如果有一些不緊急的任務一直沒做，可能每個月稍微review一下這些事情，如果已經不需要做了，就可以把他完成或是移動到其他清單，也可以選擇隱藏起來，因為太久沒執行的項目如果一直沒去看，拖得更久，可能就越來越不可能去執行了。而有些事情，雖然不是緊急事項，但我們一直希望自己去做，例如讀書、運動等，則可以透過定期的review，來檢視為什麼我們這些事情很想做卻一直沒辦法做？也許是目標設定太大了，例如可能一開始寫一個月內讀完一本書，那可能已經一兩個月都沒讀，此時也許可以修改為，先讀完一、兩個章節，降低入門門檻，並且把執行期限提前一點，因為放得越後面，其實就越可能再回到之前沒有做事情的迴圈裡。
一些分類的建議
我認為沒有一種適用所有人的分類，每個人可能都有自己的一套邏輯。像我因為平常負責多個專案、多個客戶，同時有多條產品線在跑，而且有的客戶事情多、有的事情少、有的專案事情多、有的事情少，所以如果都按照客戶或是專案來分，真的就很難拆。最後我是採用時間來做分類，時間的分類就是，已經在執行中但還未完成的一類、明天需要執行的一類、近期需要執行的一類、遠期需要執行的一類、沒有期限的一類，然後每個待辦上去標記需要的標籤(例如專案、客戶、產品等等)，如此一來便可以符合我的各種篩選需求。
節省時間小技巧：自動化
有時候趕時間的時候，你可能會覺得在那邊弄這些卡片、待辦事項、分類、標記時間有夠麻煩，有沒有辦法用更少的時間做這件事呢？當然有，等到熟悉這些流程後，現在許多工具都有額外提供自動化的功能，例如我用的Trello就可以設定一些條件來自動化，例如當我標題內輸入某些字樣，就會幫我標記標籤、或是根據時間截止日期去幫你歸類卡片、或是點擊我已完成後自動移動卡片分類等等的條件，可以大幅減少在歸納整理的時間。
但使用這些自動化條件的前提是，你已經習慣且有一套自己的流程了，才適合來設計這樣的自動化流程，否則會變成自動化流程做好又因為你覺得不夠順手又要大幅修改的狀況，反而會浪費更多時間。
追蹤你使用工具的時間
最後，還是別忘了要稍微注意一下自己運用這些方法跟工具的時間，畢竟這個還是希望除了幫助腦袋更有空間思考外，也可以不要花過多的時間(例如大於工作時間)，不然變成本來是幫助工作效率的工具，卻吃掉一堆時間，反而本末倒置。
若你是把這個方法運用在部門帶領上，請務必記得不要花過多的時間在設定工作任務、設定deadline、review工時花費等等的時間上，還是要回歸到工作跟任務本身，而不是花在工具的使用檢討上。